社内図書の適切な管理方法と社員のやる気とスキルを向上させる運用方法を解説

社内図書と聞くと、古くて埃っぽい本棚に、誰も読まない本が積み上がっている。そんなイメージをお持ちの方がいるかもしれません。

しかし、社内図書は、社員のやる気とスキルを向上させるための有効なツールです。そのため、近年は綺麗で居心地の良い社内図書館を設置する先進的な企業が増えています。

ただ、社内図書の管理方法や具体的なやり方がわからないために、長年放置されているケースが多いのも事実です。

そこで今回は、社内図書の適切な管理方法と社員のやる気とスキルを向上させる方法を徹底解説します。社内図書を活用して、自社のパフォーマンスを向上させたいとお考えの方は、ぜひ参考にしてください。

社内図書とは？社内図書の目的とメリット

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社内図書とは、企業が本棚と書籍、スペースを用意して、社員ならいつでもそこにある書籍を自由にレンタルできる制度のことです。

社内図書の目的

社内図書の目的は、社員が書籍を読むことでスキルや知識を高め、自分自身の向上を促すことです。また、社内図書館には、業務に関する専門書や業界誌のほかに、世間で話題となっている書籍なども置くこともあります。これにより、社員が新しい分野や視点を開拓することができるでしょう。

社内図書館のメリット

社内図書館のメリットは以下のようなものがあります。

社員のモチベーション向上

読みたい本を読むことで気分がリセットされたり、先輩社員が役に立った本を読んで解決方法のヒントが見つかったりすることで、仕事への意欲や満足感が高まります。

生産性の向上

業務に必要な資格取得やプレゼンテーションなどのインプットやアウトプットを行う際に、社内図書書館から必要な知識や情報を得ることができます。

これにより、調べる時間や労力を節約し、効率よく仕事を進めることができます。

コミュニケーションの活性化

社内図書館に椅子やテーブルを設置して、社員が集まって新たな交流を生む場所づくりをすることで、部署間やチーム間のコミュニケーションが活発化します。

また、全ての部署の社員が行きやすい場所へ図書書館を設置するのがおすすめです。

社内図書館を導入する際の手順とコツ

社内図書館を導入する際は、以下の手順とコツを押さえることが大切です。

・導入目的や対象者・範囲・予算・期間・管理方法などを明確にすること
・社員の意見や要望を聞き入れて設計すること
・本棚やスペースだけでなく、椅子やテーブルも用意すること
・本棚から本を選ぶ際は、目的別・ジャンル別・難易度別・人気度別など基準を設けること
・本棚から本を借りる際は、返却期限・返却方法などの規約を明記すること
・本棚から本を借りた後は、感想文やレビューなどフィードバック機能を設けること

社内図書の選定方法

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業務に関連する書籍や資料の収集方法

業務に関連する書籍や資料は、自社の業界や分野に関する情報誌や専門書、資格試験用のテキストなどがあります。

これらの書籍や資料は、業務に必要なスキルや知識を高めるために有効です。

業務に関連する書籍や資料を収集する方法としては、以下のようなものがあります。

会社で購入する

会社の予算を使って、必要な書籍や資料を購入します。購入する際には、社員からのリクエストや利用状況などを参考にしましょう。

社員が持ち寄る

社員が自宅にある業務に関連する書籍や資料を社内図書館に持ち寄ります。これにより、社員同士で知識を共有できます。

電子書籍を利用する

電子書籍サービスを利用して、業務に関連する書籍や資料をダウンロードします。これにより、紙媒体よりもコストやスペースを節約可能です。

社員のニーズや興味に応える書籍の選び方

社員のニーズや興味に応える書籍は、自己啓発本や小説、エッセイなどがあります。これらの書籍は、社員の知識や教養を身につけるために有効です。

社員のニーズや興味に応える書籍を選ぶ方法としては、以下のようなものがあります。

アンケート調査を行う

社員にアンケート調査を行って、読みたい本や興味のある分野などを聞きましょう。

そして、アンケート調査の結果をもとに、書籍を選定します。

本のレビューを交換する

社員が読んだ本のレビューを交換しましょう。

レビューを交換する際は、社内報や社内SNSなどを利用します。これにより、社員の読書の感想や意見を共有できます。

難解な本は漫画で用意するのもおすすめ

難解な本は、ドラッカーやアドラー心理学などのビジネス書や自己啓発本などがあります。ただし、これらの本は、活字に慣れていない社員にとっては、読むのが難しく、また時間がかかるかもしれません。

そこで、難解な本を漫画で用意するのもおすすめです。漫画本を用意する際は、次のポイントを押さえることが大切です。

漫画版を探す

難解な本の中には、漫画版が存在するものもあります。漫画版は、文字よりもイラストや図で内容が分かりやすいのが特徴です。漫画版を探して、社内図書館に置きます。

漫画で紹介された本を探す

漫画の中には、難解な本を紹介したり、引用したりするものもあります。そこで、漫画で紹介された本を探して、社内図書館に置きます。

これにより、漫画から入って難解な本に興味を持つ社員が増えるかもしれません。

社内図書の保管方法

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社内図書の保管方法については、以下のようなコツやポイントがあります。

本棚の配置やデザインを工夫する

本棚は、書籍の種類や分野に応じて、適切な高さや幅、間隔を設定することが重要です。

また、本棚のデザインは、目立たせるか隠すか、シンプルか華やかかなど、自社のブランドイメージや雰囲気に合わせて決めることが望ましいです。

書籍の分類や整理のポイント

書籍を保管する前には、必ず分類しましょう。

分類する際には、保存期間や利用目的に応じて、以下のような基準で行います。

・定期的に読み返したい書籍は常時保管する
・調べたい書籍は必要な時だけ取り出す
・取引先から受領した書籍は保管期間が切れたら廃棄する
・自社で発行した書籍は保管期間が切れたら廃棄する

・上記を行うことで、常に適正な本の在庫を維持できます。

書籍の保存やメンテナンスの注意点

書籍を保管する場所は、湿気や熱気、光などから守ることが大切です。
湿気や熱気は紙質を劣化させる原因になります。また、光も紙質を劣化させてしまいます。
そこで、書籍を保管する場所は、定期的に掃除しましょう。掃除する際は、専用のクリーナーや布で優しく拭き取ります。

社内図書の貸出方法

社内図書の貸出方法は企業ごとに異なりますが、一般的には以下のような手順で行われます。

貸出ルールの決定と周知の方法

社内図書館では、貸出ルールを事前に公開し、社員に説明しましょう。

例えば、貸出期間や返却方法、ペナルティなどを明確にすることで、社員の理解と協力を得ることができます。

貸出簿やアプリを活用する

図書館や企業によっては、貸出簿やアプリを利用して、本棚の管理や貸出履歴を確認したり、返却予定日を記録したりしています。

これにより、本棚の整理や返却率の向上などに期待ができるでしょう。

返却期限の管理とペナルティの設定

これにより、本棚の空き状況や利用状況を把握しやすくなります。また、社員のマナー意識を高めるためにも有効です。

社内図書の活用方法

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上記のように、社内図書とは、オフィスに設置される図書館やライブラリースペースに置く本のことです。社内図書を置くことで、社員が自己啓発や知識の習得に役立つ本を読んだり、他の社員に本を紹介したりできます。

社内図書を活用することで、以下のようなメリットがあります。

・知識を共有できる
・本を介したコミュニケーションが生まれる
・出社のきっかけになる
・自社のビジョンを表現できる
・アイデアの創出を促進できる

社内図書の活用方法としては、以下のようなものが考えられます。

社内報や社内SNSで紹介やレビューをする

社内報やSNSでは、読んだ本の感想を自分の言葉で伝えることができます。

これにより、他の社員に興味を持ってもらったり、共感したりすることができます。また、自分が読んだ本に関連する話題や情報を提供することも可能です。

読書会や勉強会を開催する

読書会や勉強会では、同じ趣味や興味を持つ人たちと本について話し合うことができます。これにより、新しい知識や視点を得たり、刺激的な発想力を高めたりすることが可能です。また、参加者同士の交流も深まるメリットもあります。

本を通じたコミュニケーションの促進

社内図書では、業務関連の書籍だけでなく、話題の業界情報誌や漫画なども置くことができます。このような取り組みは、チームメンバーや部署間で共通の話題になったり、気分転換になったりします。

また「みんなでつくる」というコンセプトを持つことで、全従業員が良いと思った本やおすすめしたい本だけを集めるのもおすすめです。これにより、社員同士が互いに紹介したり、感想を交換したりする機会を得ることができます。

社内図書の管理方法のまとめ

このように、社内図書館を設置することで、社員や従業員にさまざまなメリットがあるだけでなく、企業にも売上や生産性の向上といった大きなメリットがもたらされる可能性があります。

そのため、近年急成長しているITベンチャーやスタートアップ企業でも、このような取り組みが進んでいます。

もし、社内図書に興味のある方や、疑問・質問がある方は、いつでもお気軽にアルマ・クリエイションにご相談ください。貴社に最適なソリューションを提供いたします。

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